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2015年6月

2015年6月11日 (木)

あなたは大丈夫?気をつけたいメールのマナー

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ビジネスにおいて電子メールは必須アイテムですが、メールのマナーは意外に人それぞれです。
いつも使うツールだからこそ、最低限のマナーを心がけたいですよね。お客様とメールをやり取りする際に覚えておきたい三つのマナーは次の3つ。

24時間以内に返信しよう。

もらったメールは、休日を除き最長でも24時間以内に返信するようにしましょう。
お客様からの依頼や質問がきた場合、たとえすぐに回答をすることができなくても、メールが到着したことをお知らせし、いつまでに正式な回答が出来るかをお伝えしてください。
メールの返信が遅れると、お客様に、未着なのではないか、読んでいないのではないか、という不安をかき立ててしまいます。
また、返信が早ければ仕事も早い人だと逆に安心感を与えられます。
コミュニケーションはいつだって双方向でなければいけません。


敬称を付けてアドレス登録しよう。

よく使うお客様のアドレスは、登録をしてしまうのが便利ですが、その際必ず登録名に敬称をつけるようにしましょう。
登録したアドレスをつかってお客様にメールを送信した場合、登録名が読み手にも見えてしまいますので、見られてもいいような登録名を心がけるべきです。
<なんとかチャン>みたいにふざけてつけたら、相手もみてたなんてシャレになりません。

署名を利用しよう。

署名なしのメールはどこの誰が送ったものかわかりにくく不審な印象を与えがちです。意外ににこれが多い。
思ったより、あなたが相手に覚えられていないかも。
あらかじめメーラーに定型の署名の設定をしておきましょう。
また、お客様が電話・faxをしたい場合、署名を見ればすぐに連絡先がわかるので、調べる手間も省けます。

読み手への小さな気遣いの積み重ねこそがメールをうまく書くコツです。
メールを使ったコミュニケーションはお客様とコミュニケーションの大前提である以上、お客様の立場に立ったマナーを心がけて良い関係を築いていきましょう。
残るものですので気をつけたいものです。

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2015年6月10日 (水)

ミスを起こすことのない人間とは、すなわち何もしていない人間。ではミスをどう防ぐか。

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戦前のアメリカ大統領セオドア・ルーズベルトは、「ミスを起こすことのない人間とは、すなわち何もしていない人間だけである」と言っています。
意欲的に仕事をしようとすれば、ミスをする可能性が上がるのは仕方がありません。
しかい簡単なことでもミスしていたら信用もなくなります。
特にミスの起こりやすい事務作業で、ミスを未然に防ぐための方法を紹介しましょう。

1.ミスが起こるケースを分析する
ミスは起こるべくして起こるケースがほとんど。
例えば、ある仕事について、どのような時に、どのようなミスが起こったのか、事例を集めて分類してみましょう。
見積書を作る際に消費税の書き忘れが多い、文字の間違え、必要な印鑑の突き忘れが多い等々。
分類結果を見れば、ミスの起こりやすい原因が一目瞭然です。効果ある防止策を考えるためにも、まずは現状を把握しましょう。

2.やり方をかえる
原因がわかれば、次は具体的にミスの防止策を作業に組み込みます。
例えば、同じプロジェクトの見積書、契約書、請求書には共通のID番号をふって管理しましょう。
どのプロジェクトに関わる書類か一目で判別でき取り違えてしまう可能性を無くしてくれます。

3.ダブルチェックを行う
書類を作成し最後に見直しをすることは重要ですが、同じ視点で二回見てもミス防止の効果はそれほど高くありません。
必ず同僚など他の人にもう一度チェックをしてもらいましょう。
自分とは違う視点で見るので、思いもよらなかったミスを発見することが珍しくありません。

「仕事がデキる」と一口に言っても、その内容は、職種や業種、または会社によってさまざまです。
ただし、どのような場合でも評価される共通のポイントは「ミスを起こさない」ということです。
原因を押さえミス防止の仕組みを作れるスキルがあれば、付加価値のある人材として周囲にも評価されていくでしょう。

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2015年6月 4日 (木)

時間とお金を節約して余裕を作り出すライフスタイルとは?

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ビジネスの世界に「パーキンソンの法則」という言葉があります。
これはイギリスの歴史学者パーキンソンが提唱した法則で、イギリスの官僚制を研究した彼の言葉には仕事のありかたについて大きなヒントが隠されています。
「パーキンソンの法則」は2つあり、どちらも皮肉たっぷりですがエッセンスを学ぶことで、自分の仕事の効率を上げるヒントになることでしょう。

パーキンソンの第一法則
「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」
パーキンソンは、「役人はライバルでなく部下を増やしたがる傾向」と、「役人は相互に仕事を作りあう傾向」から導き出したこの法則。問題を解決するために新たな問題ができ……というスパイラルを順番に解決するだけでは仕事は早く終わらないことを示しています。
自分に与えられた時間から勇気を持って時間を短く切ってそこまでに仕事を完成するつもりで取り組めば、時間いっぱいかけた成果とあまり変わらないものができるということでもあります。まずは、時間いっぱいで完成度を上げるより時間を区切ってその中でできる最大限を目指しましょう。

パーキンソンの第二法則
「支出の額は、収入の額に達するまで膨張する」
臨時収入や収入が増えても、絶妙なタイミングでお金を使わなくてはいけなくなったりすることがあります。事業を行うと何故か予算が多くても少なくてもきっちり使い切ってしまう現象にはあなたも心あたりがあるのではないでしょうか? 
これを防ぐには、これまで自分が払っていた支払いの分類と総額を把握してお金の流れを理解しておくことです。
その必要だった分だけを適切に配分することで、増えた収入で貯金ができるようになります。


政治学者パーキンソンはイギリスの官僚制を題材にこの法則を編み出しましたが、組織である会社や、有限のお金や時間をやりくりするあなた自身の生き方にも大きなヒントを与えてくれます。
法則に流されて無意識に時間とお金を使うのをやめて意識的に生活することで、次のステップがいち早く見えてくるはずです。

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仕事を順序立てて準備をしながら進める「段取り力」ありますか?

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仕事をする上で重要なのが、仕事を順序立てて準備をしながら進めること、いわば「段取り」。

会議室の予約したり、お客様への連絡をしたり、プレゼン資料を準備をしたり、些細なことに思えますが実はどれが欠けても仕事は滞ってしまいます。段取りばかり求められて肝心の仕事にならない!とお嘆きのアナタ。
デキる人こそ効率的を考えた事前準備をおろそかにしないものですよ。今回はそんな「段取り」を劇的にアップさせる三つのキーワードを紹介します。

1.「逆算」で計画する
ある仕事を完成させるまでのスケジュールを「現在」を起点に計画してしまうと、予想外に時間がかかってしまった時やトラブルが起こった時に対処できなくなり、あっという間に破綻してしまいます。
そのような事にならない様に、締め切りから逆算を行い、余裕を持ったスケジュールを計画しましょう。

2.人を動かすための「頭出し」
仕事を進めていく中で同僚や他部署スタッフの協力や上司の承認など、多かれ少なかれ他人に時間を割いてもらう必要が頻繁に出てきます。忙しい人や準備が整っていない人に、いきなり仕事を頼んでも断られるのがオチ。
そんな事になる前に、他人にお願いしたい事が発生しそうだとわかった時点で、近々仕事を頼むことになりそうな旨を伝えましょう。
いつぐらいにおそらくこのような頼む事になりそうだ、なんていうザックリした情報だけでも、頼まれた人が請け負ってくれる可能性は格段にアップします。
他人が余裕をもって時間を割いてくれるのはどうすればよいのか、常に想像しましょう。

3.計画は常に「シミュレーション」を。
仕事はいつもうまく進んでいくとは限りません。常に最悪の事態が起こる可能性をシミュレーションしながら、あらかじめ対策を練っておきましょう。まさに「備えあれば憂いなし」です。


「段取り」とは要するどれだけ「仕事とその関係者」に心配りができるか、で決まります。
そして「段取り」をうまくこなせる人こそ、「仕事ができる人」といっても過言ではありません。チームで仕事をする事が多い昨今、仕事を段取り、多くの関係者と協力しながら着実に進めていく事こそ、リーダーになるための条件と言われています。
思う様に仕事が進まない、上司や同僚からの評価があがらない、そんな人はもう一度自分の仕事の進め方を見直してみるのはいかがでしょうか。

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2015年6月 2日 (火)

働くなかで気になるのは、自分がどれだけ仕事ができると思われているかの評価。

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職場で働くなかで気になるのは、自分がどれだけ仕事ができると思われているかの評価。逆に、自分でも周りを見渡して「あいつは仕事ができない」と思うこともあります。仕事ができそう、できなさそうという評価は、ささいな口癖や発言から想像されるものです。
3つの要注意!なクセから自分がそんな発言をしていないかチェックしてみましょう。

1 ほかのデキる人を引き合いに出す
「あの人ならもっとうまくやれたのに」など、仕事の結果を誰かを引き合いに出して責めるのは、相手を必要以上に傷つけがちです。また、引き合いに出された人もいい気持ちのすることではないので敵を増やしてしまう結果にもつながります。

2 ~するべきと決めつけて、他人にも実行を求める
なになにすべき、という使命感は仕事のモチベーションを維持する方法としては持っておいていい考え方ですが、なんでもすべきだからしろ形式ではどうしてその行動を取らなければいけないのかわからない人には反感を買いがちです。
固定観念に縛られていると判断されることも。

3 異性を馬鹿にする。ひとくくりにする
「男ってすぐにそう」や、「女は信用できない」など、相手の性別を根拠に判断する人は頭が固いと思われがち。
また、「我々は」などのひとくくりにする言葉を多用する人も注意です。
軽い気持ちで言ったことでも、相手に反感を覚えられるとずっと悪印象がつきまといます。
会話する相手を大事に扱いながら目的の仕事を達成するにはどうすればいいかを立ち止まって考えることで、仕事ができなさそうな印象を与えることはグッと減るはずです。印象が良いだけでビジネスが加速することもあるので軽視は禁物です。

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2015年6月 1日 (月)

悩みを解決するロールモデルとは?

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自分を成長させる際に自分にとってのロールモデル(手本となるべき人物)を設定することが成長の近道。
やみくもに成長したいと願うより、目指すべき目標があれば実行に移しやすいですよね。
設定したロールモデルがどのように思考しながら仕事を進めたのだろうか、と日々意識することは成長への早道となります。今回は、段階に応じた適切なロールモデル設定のヒントをご紹介します。

1.周囲の人物から設定
同じ会社で、近い将来自分が成し遂げたいと思っている功績を実際にあげた先輩をロールモデルとしましょう。
同じ会社であれば考え方や具体的なやり方を観察しやすいので、最初のロールモデルとしては最適です。

2.業界の中から設定
自分のいる業界の立志伝中の人物をロールモデルに設定しましょう。
例えば、ECなら三木谷浩史さん、インターネット広告なら藤田晋さんなど。公表されている経歴や出版物から、歩んできたプロセスがわかります。そのとき彼らがどんな選択をしたのか学ぶことで今後のキャリアパスの参考にもなります。

3.歴史上の人物から設定
自分が生涯をかけてどんな人間になりたいのか、という視点でロールモデル設定をしましょう。
時代をリードしていく人物になりたいのなら、幕末の坂本龍馬。
逆境に負けず成功して行きたいのなら、選挙に何度も落ちたエイブラハム・リンカーンなど。


迷った時に「彼(彼女)なら、どのように考えて決断をしただろうか?」と思考するのは考える際の道しるべになります。
ビジネスにおいて、判断を迫られる機会は多々あります。
実績のある人たちを適切にロールモデル設定し、考え方を参考にすることができれば、同じような実績をあげる確率も少なからず高まることでしょう。

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