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2015年6月10日 (水)

ミスを起こすことのない人間とは、すなわち何もしていない人間。ではミスをどう防ぐか。

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戦前のアメリカ大統領セオドア・ルーズベルトは、「ミスを起こすことのない人間とは、すなわち何もしていない人間だけである」と言っています。
意欲的に仕事をしようとすれば、ミスをする可能性が上がるのは仕方がありません。
しかい簡単なことでもミスしていたら信用もなくなります。
特にミスの起こりやすい事務作業で、ミスを未然に防ぐための方法を紹介しましょう。

1.ミスが起こるケースを分析する
ミスは起こるべくして起こるケースがほとんど。
例えば、ある仕事について、どのような時に、どのようなミスが起こったのか、事例を集めて分類してみましょう。
見積書を作る際に消費税の書き忘れが多い、文字の間違え、必要な印鑑の突き忘れが多い等々。
分類結果を見れば、ミスの起こりやすい原因が一目瞭然です。効果ある防止策を考えるためにも、まずは現状を把握しましょう。

2.やり方をかえる
原因がわかれば、次は具体的にミスの防止策を作業に組み込みます。
例えば、同じプロジェクトの見積書、契約書、請求書には共通のID番号をふって管理しましょう。
どのプロジェクトに関わる書類か一目で判別でき取り違えてしまう可能性を無くしてくれます。

3.ダブルチェックを行う
書類を作成し最後に見直しをすることは重要ですが、同じ視点で二回見てもミス防止の効果はそれほど高くありません。
必ず同僚など他の人にもう一度チェックをしてもらいましょう。
自分とは違う視点で見るので、思いもよらなかったミスを発見することが珍しくありません。

「仕事がデキる」と一口に言っても、その内容は、職種や業種、または会社によってさまざまです。
ただし、どのような場合でも評価される共通のポイントは「ミスを起こさない」ということです。
原因を押さえミス防止の仕組みを作れるスキルがあれば、付加価値のある人材として周囲にも評価されていくでしょう。

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