« ミスを起こすことのない人間とは、すなわち何もしていない人間。ではミスをどう防ぐか。 | トップページ | パフォーマンスをあげる目標の作り方。 »

2015年6月11日 (木)

あなたは大丈夫?気をつけたいメールのマナー

Dz065

ビジネスにおいて電子メールは必須アイテムですが、メールのマナーは意外に人それぞれです。
いつも使うツールだからこそ、最低限のマナーを心がけたいですよね。お客様とメールをやり取りする際に覚えておきたい三つのマナーは次の3つ。

24時間以内に返信しよう。

もらったメールは、休日を除き最長でも24時間以内に返信するようにしましょう。
お客様からの依頼や質問がきた場合、たとえすぐに回答をすることができなくても、メールが到着したことをお知らせし、いつまでに正式な回答が出来るかをお伝えしてください。
メールの返信が遅れると、お客様に、未着なのではないか、読んでいないのではないか、という不安をかき立ててしまいます。
また、返信が早ければ仕事も早い人だと逆に安心感を与えられます。
コミュニケーションはいつだって双方向でなければいけません。


敬称を付けてアドレス登録しよう。

よく使うお客様のアドレスは、登録をしてしまうのが便利ですが、その際必ず登録名に敬称をつけるようにしましょう。
登録したアドレスをつかってお客様にメールを送信した場合、登録名が読み手にも見えてしまいますので、見られてもいいような登録名を心がけるべきです。
<なんとかチャン>みたいにふざけてつけたら、相手もみてたなんてシャレになりません。

署名を利用しよう。

署名なしのメールはどこの誰が送ったものかわかりにくく不審な印象を与えがちです。意外ににこれが多い。
思ったより、あなたが相手に覚えられていないかも。
あらかじめメーラーに定型の署名の設定をしておきましょう。
また、お客様が電話・faxをしたい場合、署名を見ればすぐに連絡先がわかるので、調べる手間も省けます。

読み手への小さな気遣いの積み重ねこそがメールをうまく書くコツです。
メールを使ったコミュニケーションはお客様とコミュニケーションの大前提である以上、お客様の立場に立ったマナーを心がけて良い関係を築いていきましょう。
残るものですので気をつけたいものです。

|

« ミスを起こすことのない人間とは、すなわち何もしていない人間。ではミスをどう防ぐか。 | トップページ | パフォーマンスをあげる目標の作り方。 »

コメント

この記事へのコメントは終了しました。

トラックバック


この記事へのトラックバック一覧です: あなたは大丈夫?気をつけたいメールのマナー:

« ミスを起こすことのない人間とは、すなわち何もしていない人間。ではミスをどう防ぐか。 | トップページ | パフォーマンスをあげる目標の作り方。 »