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2015年8月12日 (水)

【ライフハック】好印象をあたえる報告メールの3つの作法とは?

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「報告・連絡・相談」は、仕事の<ほうれんそう>と言われるように仕事に欠かせないものです。メールでのコミュニケーションが増えた昨今、上司の判断をあおぐ報告などは、要点を絞り問題点をわかりやすく書くことが求められます。
今回はわかりやすく相手に好印象を与える報告メールの書き方をご紹介します。

1.はじめに報告する数を明確にする

報告する内容が複数ある場合は、まずはじめにいくつ報告をするのか伝えましょう。
立て続けに報告されると読む相手も混乱してしまいがちですが、最初に数がわかれば読む準備ができ、理解しやすくなります。
件名にプロジェクト名を入れると、いっそう読み手が判断しやすくなりますね。

2.報告内容をカテゴリ分けする

報告する内容を定型に落とし込みましょう。
「1.報告する案件」「2.起こった問題」「3.経緯」「⒋今後のアクション」と、この区分を念頭に置き、
内容を箇条書きで当てはめていけば、読む側がわかりやすいうえ、書く側にとっても簡単で手間が省けます。

3. 報告に”提案”を付け加える

事実の”報告”にくわえ、意見や提案をプラスしましょう。
上司が判断しやすいよう、”事実”と”提案・意見”は分けて書き、
さらに”なぜ、その提案が妥当なのか”を理由付けをしてください。積極的で問題解決力のある人材だと思われポイントアップ間違いありません。

わかりやすく手際の良い報告は、相手に好印象をあたえ、仕事の能力に対する評価にもつながります。
自分が何を報告したいかではなく、相手が何を報告されたいか
をしっかり考えましょう。
上司への報告は、社内プレゼンの機会ととらえ、念入りに整理し落ち着いた姿勢で行えば、プレゼンスキルも上がるはず。

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