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2016年3月10日 (木)

覚えておきたい!Excelで使える表を作る時のコツ

Bg1

仕事で普段からExcelを使っている方は多いですよね。 しかし、売上や予算を計算したりまとめたり、と金額をあつかう資料の作成はあまり経験がなくて...という方もいらっしゃるのではないでしょうか。 ビジネスマンであれば、お金との関わりは避けにくいものです。今回はExcelで金額を表記する際に覚えておきたいマナーをご紹介します。


1. 金額には「¥」ボタンをつかう

金額を表記する場合、打ち込むマスには「¥」ボタンを適用しましょう。 数字が記載されているだけでは、それが金額なのか何かの数量なのかすぐには判断がつきません。 見る人にとってわかりやすい表記を心がけましょう。 3桁区切りのカンマも表記されるので、大きな金額でも桁間違いしづらくなります。


2. 金額は右揃えにする

金額表記が中央揃えや左揃えになっていると、隣り合うマスの金額と比較しづらく桁を誤認しやすくなります。 数字を表記するマスは右揃えに統一しましょう。 表を作成してからでも範囲を指定してボタンを押せば指定したマスすべてに右揃えが適用されます。


3. 関数が入っているマスの色を変える

表を効率よく作るために便利なのが、関数の利用。 自動で計算してくれてる上、手入力による打ち間違えも無くなりますが、 関数自体を間違えたり範囲選択を間違えたりと意図しない計算式になり数字が違ってしまうケースもあります。 あとから確認できるよう、手入力で打ち込んだ数字と関数で自動計算した数字は区別がつくようにしましょう。 マスの色を変えたり数字が太字になっていれば、一目で判別がつき後で確認もしやすくなります。


便利なExcelですが、金額をあつかう資料は重要なわりにミスをしてしまいがちです。 細かいマナーを心がけ見る側にとっても誤認しにくい資料を作れれば、評価がアップすること間違いありません。

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